Postup procesu:

Žiadosť o vytvorenie osobitnej e-mailovej schránky, zdieľanej e-mailovej schránky alebo e-mailovej distribučnej skupiny podáva používateľ (zamestnanec UMB). Následne po vyplnení príslušných textových polí žiadosť schvaľuje nadriadený používateľa. Po schválení nadriadeným používateľa žiadosť po vecnej stránke prekontroluje zodpovedný pracovník UAKOM-u a v prípade, že žiadosť spĺňa všetky náležitosti, následne zrealizuje predmet žiadosti. 

Procesná mapa žiadosti o vytvorenie osobitnej e-mailovej schránky, zdieľaného e-mailovej schránky alebo e-mailovej distribučnej skupiny v informačnom systéme ASES

1. Osobitá e-mailová schránka

2. Zdieľaná e-mailová schránka

3. Distribučný zoznam

Používateľské role v procese žiadosti:

Používateľ - zadáva žiadosť

Nadriadený používateľa – schvaľuje žiadosť

Zodpovedný pracovník UAKOM-u – schvaľuje žiadosť a následne realizuje predmet žiadosti

Postup pre prihlásenie do systému:

(prihlásenie sa do systému ASES je rovnaké pre používateľa aj pre nadriadeného používateľa)

1. Otvorí si internetový prehliadač a do panela s adresou zadá adresu ases2.umb.sk

2. Pre prihlásenie sa do používateľského rozhrania kliknutím na tlačidlo Prihlásenie v pravom hornom rohu  (krok 2)

Pre prihlásenie sa kontom Microsoft pre UMB používateľ zadá prihlasovacie meno v tvare [email protected] (krok 3)

Postup pre používateľa, ktorý zadáva žiadosť

Po úspešnom prihlásení pokračuje používateľ vytvorením žiadosti.

1. V hlavnom okne v položke  Žiadosť o vytvorenie emailovej schránky klikneme na tlačidlo Podať žiadosť.  (krok 4)

Ďalej, pre lepšie pochopenie, budem postupovať jednotlivými poľami žiadosti. Pojem „pole žiadosti“ označuje miesta, kde je možné zadať vstupné údaje. Medzi tieto polia patria napríklad „Žiadateľ“, „Požadovaný tvar e-mailovej adresy“, „Výber typu e-mailovej schránky“ a ďalšie.

2. Textové pole „Žiadateľ“ sa automaticky vyplní na základe prihláseného používateľa. V ukážkovom screenshote je meno skryté z dôvodu ochrany osobných údajov (GDPR).

Následne pokračuje používateľ definovaním požadovaného tvaru e-mailovej adresy vpísaním do textového poľa  Požadovaný tvar emailovej adresy (pred znak @).

Používateľ tak vykoná s prihliadnutím na mennú konvencie tvorby e-mailových adries v súlade s textom uvedeným pod poľom na zadanie požadovanej e-mailovej adresy:

Zadajte požadovaný tvar emailovej adresy v formáte: názovProjektu.skratkaNázvuOrganizač[email protected] alebo [email protected], alebo [email protected], alebo ná[email protected] napríklad: [email protected] 

3. V treťom kroku používateľ vyberie typ e-mailovej schránky, ktorý potrebuje. Ak si nie je istý, môže použiť tlačidlo s ikonou otáznika. Na ukážkovom screenshote sa toto tlačidlo nachádza vo fialovom štvorci. Po jeho stlačení sa zobrazí pomocný text s vysvetlením jednotlivých typov e-mailových schránok a ich rozdielov. Na základe týchto informácií si používateľ môže správne vybrať vhodný typ schránky.

Osobitá schránka (User Mailbox): Tento typ emailu je určený pre jednotlivých používateľov. Je to plnohodnotný účet, ktorý má svoju vlastnú identitu ( prihlasovacie meno a heslo). Môže posielať a prijímať emaily, spravovať kontakty a kalendár. (Je to podobné ako osobná poštová schránka doma, ku ktorej má prístup len konkrétny používateľ.)

Zdieľaná schránka (Shared Mailbox): Zdieľaná poštová schránka je e-mailová schránka, ku ktorej má prístup viacero používateľov. Všetci títo používatelia môžu čítať a odosielať e-maily z tejto schránky. Je to užitočné pre tímy, ktoré potrebujú spolupracovať a mať prístup k rovnakým e-mailom. Na rozdiel od distribučného zoznamu, zdieľaná schránka umožňuje všetkým členom vidieť rovnaké e-maily na jednom mieste a umožňuje používateľom, ktorí sú oprávnený pristupovať k tejto poštovej schránke aj odosielať e-maily z adresy tejto zdieľanej schránky. Tento typ poštovej schránky nemá prihlasovacie meno a heslo a používatelia budú k schránke pristupovať cez svoju osobnú poštovú schránku kde sa zdieľaná schránka zobrazí ako ďalšia položka.

Distribučný zoznam (Distribution List): Slúži na to aby používateľ mohol poslať e-mail súčasne viacerým používateľom, ktorí sú členovia daného distribučného zoznamu. Distribučný zoznam neslúži na odosielanie e-mailov ale len na ich prijímanie. Umožňuje odoslať e-mail viacerým ľuďom naraz. Keď pošleš e-mail na distribučný zoznam, všetci členovia zoznamu dostanú kópiu e-mailu. Je to užitočné, keď potrebuješ informovať veľkú skupinu ľudí naraz, napríklad celý tím alebo oddelenie.

Ak si používateľ zvolil možnosť Shared Mailbox, musí zadať delegátov. Delegáti sú osoby, ktoré budú mať taktiež prístup k e-mailovej schránke.

Ak si používateľ zvolil možnosť Distribution List, musí zadať členov, ktorým budú správy automaticky rozosielané. V poliach, do ktorých používateľ zadáva mená, je dostupná funkcia automatického dopĺňania. Preto je potrebné zadať aspoň tri znaky z mena a následne vybrať správnu osobu zo zoznamu.

Pod týmto vstupným poľom, kde je možné pridať zoznam členov, sa nachádzajú tri možnosti určujúce, kto môže odosielať správy na tento Distribution List. Používateľ si musí vybrať iba jednu z nich:

• Na daný distribučný zoznam môžu odosielať správy osoby z mojej organizácie aj mimo nej
• Na daný distribučný zoznam môžu odosielať správy iba osoby z mojej organizácie (umb.sk).
• Na daný distribučný zoznam môžu odosielať správy iba konkrétne osoby, ktoré musia byť z UMB

V prípade, že si používateľ vyberie tretiu možnosť, musí zadať zoznam konkrétnych osôb.

4. Ďalej používateľ musí zadať zobrazované meno. Zobrazované meno je meno, ktoré sa zobrazuje ako názov e-mailovej adresy a je viditeľné napríklad v poštovom klientovi. Pojmy „zobrazovaný názov“ a „zobrazované meno“ sú synonymá. Ako príklad môže byť názov vo formáte „účel medzera skratkaOrganizačnejJednotky“, napríklad: „časopis dekanát FPV“.

5. V piatom kroku musí používateľ vybrať dobu platnosti e-mailovej schránky podľa zvoleného typu. Požadovaný dátum ukončenia platnosti e-mailovej adresy nemôže byť skorší ako dátum začiatku. Rovnako nemôže byť platnosť nastavená na neobmedzenú dobu – maximálna povolená doba platnosti je 10 rokov.

6. V poli "Zdôvodnenie žiadosti" musí používateľ jasne a výstižne zdôvodniť svoju požiadavku na pridelenie e-mailovej adresy. Príklady vhodného zdôvodnenia:

• Na účely organizovania konferencie.
• Pre distribúciu informácií v tíme počas projektu.
• Na správu oficiálnej komunikácie výskumnej skupiny.
• Na koordináciu a komunikáciu v rámci študentskej organizácie.
• A iné.

Používateľ by mal uviesť konkrétny účel, aby bolo jasné, prečo je e-mailová schránka potrebná.

7. Ak si používateľ zvolil typ e-mailovej schránky User Mailbox, musí zadať svoje telefónne číslo. Telefónne číslo musí byť vo formáte +421 (predvoľba Slovenska), nasledované samotným číslom.

V prípade, že si používateľ zvolí typ e-mailovej schránky Shared Mailbox alebo Distribution List, pole "Zadajte telefónne číslo" je nepovinná položka (odporúčame vyplniť).

8. Ak chce používateľ, aby sa e-mailová adresa zobrazovala v globálnom zozname adries, musí zaškrtnúť príslušné políčko.

To znamená, že e-mailová adresa bude viditeľná a vyhľadateľná na základe zobrazovaného mena v  kontaktoch poštového klienta v rámci našej organizácie. Napríklad pri zadávaní adresáta do poľa "Komu" sa názov schránky automaticky doplní. V prípade, že adresa nie je zobrazená v zozname adries musí odosielateľ zadať adresu manuálne v presnom tvare.

Následne má používateľ možnosť uložiť žiadosť (na ukážkovom obrázku tlačidlo označené číslom 1) alebo ju odoslať (na ukážkovom obrázku tlačidlo označené číslom 2).

Ak používateľ stlačí tlačidlo "Uložiť žiadosť", žiadosť zostane v kroku "Vyplnenie žiadosti", nebude nikam odoslaná a zostane dostupná na úpravu v sekcii "Moje žiadosti" v bočnom paneli Kým nebude stlačené tlačidlo "Odoslať žiadosť", žiadosť zostane neodoslaná a bude dostupná na úpravu.

Keď používateľ stlačí tlačidlo "Odoslať žiadosť", žiadosť bude postúpená nadriadenému a všetky úkony, ktoré mohol používateľ vykonať, budú považované za dokončené. Po odoslaní žiadosti už nebude možné ju upravovať. Ak sa po odoslaní žiadosti v hornej časti webovej stránky zobrazia červené upozornenia, používateľ bude musieť opraviť žiadosť v súlade s pokynmi uvedenými v týchto hláškach.

Postup pre nadriadenú osobu

Rovnako ako používateľ, aj nadriadená osoba, ktorá bude rozhodovať o ďalšom postupe žiadosti a kontrole správnosti vyplnených údajov, sa musí prihlásiť do systému, ako bolo uvedené na začiatku tohto dokumentu. Po prihlásení, ak používateľ už vyplnil a odoslal žiadosť, žiadosť sa zobrazí nadriadenému v sekcii "Čaká na vyjadrenie", ktorá sa nachádza v bočnom paneli.

Po kliknutí na túto sekciu sa nadriadenému zobrazí žiadosť, ktorú odoslal používateľ (žiadateľ). Následne nadriadený musí stlačiť tlačidlo, ktoré je na ukážkovom obrázku vyznačené červeným štvorcom. Po kliknutí na toto tlačidlo nadriadená osoba uvidí všetky údaje, ktoré žiadateľ zadal v žiadosti.

Z hľadiska GDPR, na ukážkovom obrázku sú všetky informácie skryté. Na rozmazanom mieste sa bude nachádzať informácia o osobe, ktorá podala túto žiadosť. Nadriadená osoba skontroluje správnosť údajov a ak bude istá vo svojom rozhodnutí, stlačí tlačidlo "Schváliť".

Po stlačení tlačidla "Schváliť" bude žiadosť odoslaná zodpovednej osobe na UAKOM, ktorá skontroluje všetky náležitosti. Ak žiadosť spĺňa potrebné kritériá, bude vykonaný predmet žiadosti.

Ak nadriadený klikne na tlačidlo "Zamietnuť", žiadosť sa vráti žiadateľovi na krok "Vypĺňanie žiadosti". Žiadateľ následne upraví svoju žiadosť podľa poskytnutého zdôvodnenia alebo ju môže zrušiť. Tlačidlo vyzerá takto:

Archivovanie žiadosti

Ak bude žiadosť schválená zodpovednou osobou na UAKOM, žiadosť bude automaticky archivovaná. Používateľ (žiadateľ) bude mať prístup k tejto archivovanej žiadosti a bude ju môcť prezerať, čo môže byť užitočné napríklad v prípade, ak bude potrebovať vytlačiť žiadosť. Archivované žiadosti sú dostupné v sekcii “Môj Archív” v ľavom bočnom menu aplikácie.